Secretaresse

Hoe ziet jouw nieuwe functie eruit bij Theek 5?

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur-bestuurder en zorg je voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Je beheert haar agenda, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat de directeur-bestuurder goed voorbereid en met de juiste stukken en context aan afspraken deelneemt.

Daarnaast ondersteun je de bestuurlijke processen binnen de organisatie. Je bereidt vergaderingen van onder andere de Raad van Toezicht en de OR-Directie overleggen voor, stelt agenda’s op, verzamelt en controleert stukken en zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt voor een goede opvolging.

Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij Theek 5-brede projecten en activiteiten. Je verwerkt en beheert gegevens, bewaakt planningen en ondersteunt collega’s bij de voortgang en organisatie van projecten. Ook organiseer je bijeenkomsten en evenementen, zoals bijvoorbeeld medewerkersbijeenkomsten of werkbezoeken. Jij coördineert alles: van planning, programma tot catering. Je schakelt met collega’s uit de organisatie en externe partners en zorgt dat alles soepel verloopt. In de toekomst begeleid je mogelijk een stagiaire Secretariaat in het dagelijks werk en draag je bij aan diens ontwikkeling.

Verder ondersteun je in de dagelijkse secretariële en administratieve processen van de afdeling Bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld:

• je onderhoudt het contractenregister;

• je pakt ook praktische zaken op, zoals kantoorbestellingen, facilitaire ondersteuning en de verwerking van inkomende en uitgaande post;

• je verzorgt het volledige proces rondom de eindejaarsgeschenken voor medewerkers en vrijwilligers;

• je ondersteunt daarnaast bij diverse rapportages door het aanleveren van cijfers;

Je denkt vooruit, bewaakt deadlines en zet reminders uit richting collega’s. Dankzij jouw overzicht en structuur kunnen anderen hun werk goed doen.

Kortom: een veelzijdige functie waarin jij de spil bent in de ondersteuning van de directeur-bestuurder en het soepel laten verlopen van bestuurlijke en bedrijfsvoerings-processen.

Wat neem je mee?

Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau en bij voorkeur een relevante opleiding en/of ervaring in een secretariële of ondersteunende rol, bijvoorbeeld als managementassistent of (directie)secretaresse.

Je bent van nature sterk in plannen en organiseren en houdt moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en niveaus.

Daarnaast:

• ben je discreet en zorgvuldig, zeker in een bestuurlijke context

• communiceer je helder en verbindend

• ben je digitaal vaardig in MS Office en werk je makkelijk met systemen

• voel je je verantwoordelijk voor kwaliteit en voortgang

• ben je bereid om enkele keren per jaar buiten kantoortijden te werken, bijvoorbeeld in verband met vergaderingen van de Raad van Toezicht of andere bijeenkomsten

Je herkent je in onze kernwaarden: verbindend, creatief en zelfverzekerd.

Even praktisch:

• Bruto maandsalaris: tussen € 2.606 en € 3.502 per maand (o.b.v. 36 uur) schaal 6 conform CAO, inschaling afhankelijk van ervaring en expertise

• Waar: Oosterhout, gebouw de Bussel, incidenteel andere locaties

• Aantal uur: 24 uur per week

• Vakantieverlof: 180 uur (o.b.v. fulltime)

• Pensioen via het POB (Pensioenfonds Openbare Bibliotheken)

• Mogelijkheden voor opleiding en ontwikkeling

• Mogelijkheid tot hybride werken

Nieuwsgierig?

Heb je specifieke vragen? Neem dan contact op met Willie Prudon, Manager Bedrijfsvoering via 06-43611865.